愛特爾網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公解決方案

一、 方案背景

   隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，經(jīng)濟(jì)全球化的浪潮呼嘯而來。越來越多的企業(yè)為了適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的生存環(huán)境，進(jìn)行大刀闊斧的改革，企業(yè)管理模式首當(dāng)其沖，開始呈現(xiàn)辦公分散化的趨勢(shì)。

　　一方面，更多企業(yè)走上國(guó)際化道路，分支機(jī)構(gòu)、合作伙伴遍布全球，不同地區(qū)、不同時(shí)區(qū)的大量業(yè)務(wù)往來，使異地辦公方式大行其道；伴隨而來的人員頻繁外出、出差，使得人們對(duì)移動(dòng)通訊、移動(dòng)辦公的呼聲越來越高。另一方面，為精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、提高工作效率、降低辦公成本，越來越多的企業(yè)開始選擇讓員工在家辦公。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在美國(guó)已有3000萬人在家中遠(yuǎn)程辦公，占美國(guó)工作人口的16%-19%。隨著個(gè)人電腦和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)的普及，居家辦公在其他國(guó)家也呈快速增長(zhǎng)之勢(shì)。人們依靠一臺(tái)計(jì)算機(jī)接入專網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)辦公，與組織溝通，與同事協(xié)同辦公。

　　以上種種跡象表明，分散化辦公將是未來社會(huì)的一種不可避免的發(fā)展趨勢(shì)。

二、 需求分析

　　新經(jīng)濟(jì)條件下的分散化辦公方式為我們帶來了更多的便利、更高品質(zhì)的生活；然而與此同時(shí)，分散化辦公也給企業(yè)管理帶來很多新問題：

通訊方式單調(diào)，各地通訊網(wǎng)絡(luò)條件有差異，無法及時(shí)處理事務(wù)
審批程序不能照常進(jìn)行，需要簽字蓋章的各種申請(qǐng)、報(bào)告、合同用郵遞方式傳遞效率低下；
更多的管理者為了參加各地舉行的工作會(huì)議不停的奔波，費(fèi)時(shí)費(fèi)力
傳統(tǒng)的局域網(wǎng)環(huán)境下運(yùn)行的辦公系統(tǒng)無法滿足分散辦公，管理流程運(yùn)轉(zhuǎn)不暢
大量企業(yè)機(jī)密信息只能通過外部E-mail傳遞，安全性令人擔(dān)心
企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)資料庫(kù)各自為政，無法及時(shí)交換數(shù)據(jù)，造成重復(fù)錄入、資源浪費(fèi)
……

　　人們急需一套遠(yuǎn)程辦公解決方案，以解決這些無法回避的問題，提高工作效率！

三、 方案概述

　　網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公解決方案是愛特爾科技以其自主知識(shí)版權(quán)的系列產(chǎn)品為基礎(chǔ)，面向企業(yè)與政府機(jī)構(gòu)的遠(yuǎn)程辦公的需求而推出的綜合性解決方案。適合"在家辦公"、"異地辦公"、"移動(dòng)辦公"等多種遠(yuǎn)程辦公模式，與傳統(tǒng)的局域網(wǎng)內(nèi)集中辦公模式相結(jié)合，提供以電子郵件、即時(shí)通訊為核心的商用網(wǎng)絡(luò)綜合通訊平臺(tái)，面向項(xiàng)目與團(tuán)隊(duì)管理的交流協(xié)作工具，以及以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的辦公事務(wù)關(guān)系管理功能，并實(shí)現(xiàn)在線審批、電子簽名等遠(yuǎn)程工作流管理功能，具有簡(jiǎn)單、方便、安全、實(shí)用的特點(diǎn)。

四、 方案構(gòu)成

　　網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公解決方案"由愛特爾科技系列產(chǎn)品構(gòu)成，其典型應(yīng)用結(jié)構(gòu)圖如下圖所示，其中：

　　"視頻系統(tǒng)"是本解決方案的統(tǒng)一客戶端軟件，并提供協(xié)同辦公與商用通訊會(huì)議的基礎(chǔ)功能，可以通過局域網(wǎng)連接（本地辦公）、無線或撥號(hào)連接（移動(dòng)辦公）、ADSL或社區(qū)寬帶連接（在家辦公）或者遠(yuǎn)程辦公室的局域網(wǎng)連接（異地辦公）等方式接入本系統(tǒng)，并支持離線工作模式，減少用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴性，提高訪問速度，降低應(yīng)用成本。

　　"愛特系統(tǒng)產(chǎn)品（中控系統(tǒng)等）"放置于Internet上，可以全面提升辦公的工作性能與可管理性，提供系統(tǒng)內(nèi)用戶管理、信息中轉(zhuǎn)服務(wù)等功能。"軟件與硬件產(chǎn)品相結(jié)合、利用Internet工作流應(yīng)用擴(kuò)展（GK-WF Extension）" 融為一體，統(tǒng)一操作風(fēng)格與管理方式，并在管理系統(tǒng)控制下，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公應(yīng)用中必備的視頻會(huì)議、公文流轉(zhuǎn)、網(wǎng)絡(luò)審批、電子簽名等功能。

五、 功能實(shí)現(xiàn)

　　愛特爾科技的網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公解決方案"可以提供企業(yè)與政府機(jī)構(gòu)在遠(yuǎn)程辦公環(huán)境中急需的四大主要應(yīng)用功能。

　　商用綜合通訊工具

　　在遠(yuǎn)程辦公的條件下，如何實(shí)現(xiàn)方便、快捷、安全、易用的通訊，是保持與提升工作效率的關(guān)鍵。

　　本方案包含了一個(gè)與主流電子郵件軟件高度兼容的電子郵件收發(fā)工具，整合了語音郵件、即時(shí)通訊、語音聊天、手機(jī)短信、通訊加密、數(shù)字簽名等技術(shù)，構(gòu)成一套完整的商用綜合通訊工具，并通過強(qiáng)大的名片管理、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等增強(qiáng)功能，達(dá)到方便、快捷、安全、易用的目標(biāo)，更適合非專業(yè)人員使用。

　　項(xiàng)目管理與團(tuán)隊(duì)交流協(xié)作區(qū)

　　在遠(yuǎn)程辦公環(huán)境下，如何保持一個(gè)部門或者一個(gè)項(xiàng)目小組的成員之間的高效溝通，方便地進(jìn)行信息的共享是另一個(gè)重要的目標(biāo)。

　　本方案提供了簡(jiǎn)單方便的面向"項(xiàng)目工作組"或"工作團(tuán)隊(duì)"的信息交流與協(xié)作環(huán)境，針對(duì)某一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)部門或者其他任意組織的成員，用戶可創(chuàng)建多個(gè)協(xié)作區(qū)，組織協(xié)作內(nèi)容，自主決定成員結(jié)構(gòu)，控制訪問權(quán)限。在其中用戶可以隨時(shí)隨地召開網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，共享文檔資料，安排小組日程，交換名片，交流思想，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程同步操作等，從而實(shí)現(xiàn)與團(tuán)隊(duì)成員、業(yè)務(wù)伙伴之間的靈活高效的作業(yè)協(xié)同與群組互動(dòng)。

　　辦公事務(wù)關(guān)系管理功能

　　遠(yuǎn)程辦公時(shí)，是否能夠提供一個(gè)強(qiáng)大的辦公助理功能，是提高遠(yuǎn)程辦公效率的重要手段，同時(shí)從企業(yè)或政府機(jī)構(gòu)的角度看，在遠(yuǎn)程辦公（也就是分散辦公）的情況下，加強(qiáng)對(duì)人員的管理也是當(dāng)務(wù)之急。

　　本方案提供了名片管理、日程管理、文檔管理、通訊管理、報(bào)告管理等辦公與事務(wù)關(guān)系管理中的常用管理工具，特別是通過應(yīng)用整合、信息關(guān)聯(lián)等技術(shù)，把CRM的思想引入到辦公與事務(wù)關(guān)系管理當(dāng)中來，即時(shí)建立"聯(lián)系人檔案"與各種工作報(bào)告，從而達(dá)到提高工作效率與加強(qiáng)人員管理的雙重效果。

　　遠(yuǎn)程工作流管理

　　日常辦公與協(xié)作過程中，經(jīng)常會(huì)遇上公文傳閱、文件上報(bào)、合同審批、報(bào)告請(qǐng)示等與工作流程相關(guān)的信息管理工作，在集中辦公情況下，這些處理都是比較容易完成的，但是在遠(yuǎn)程辦公的情況下，如何保證公文傳送的及時(shí)性、準(zhǔn)確性與安全性，是一個(gè)重大的問題。

　　本方案提供了Client/Server模式的工作流管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以方便地編輯各種工作表單，快速進(jìn)行角色、人員、部門與流程的定制，方便靈活地定制出適合各個(gè)企業(yè)、政府的工作流程，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的公文發(fā)起、流轉(zhuǎn)、審核、批注、跟蹤、存檔等功能，真正實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程化、無紙化辦公。公文流轉(zhuǎn)的過程中，除了使用數(shù)字簽名與認(rèn)證技術(shù)進(jìn)行安全控制以外，配合手寫板等設(shè)備，還可以保留審批者的筆跡或批注，支持手寫簽名、圖章簽名等多種簽名方式，與傳統(tǒng)的工作習(xí)慣保持一致。

六、 方案特點(diǎn)

　　靈活、方便的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用體系

　　本方案使用了先進(jìn)的"擴(kuò)展對(duì)等網(wǎng)絡(luò)"技術(shù)構(gòu)架，集單機(jī)操作模式、對(duì)等網(wǎng)絡(luò)模式、Client/Server 模式與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)（Internet/Extranet）于一身，支持離線操作，在線時(shí)自動(dòng)同步信息，用戶不必一直連接企業(yè)服務(wù)器，也不必一直在線，工作可以隨時(shí)暫停，隨時(shí)恢復(fù)；同時(shí)支持純局域網(wǎng)連接以及基于窄帶、寬帶或無線方式的Internet 連接，用戶無需購(gòu)置昂貴、復(fù)雜的高檔服務(wù)器，無需以高昂費(fèi)用架設(shè)專網(wǎng)或虛擬局域網(wǎng)（VPN），直接使用公網(wǎng)（Internet）的即可安裝使用，并保證了信息傳輸?shù)陌踩�性，更保持了高度的靈活性，適合"在家辦公"、"異地辦公"與"移動(dòng)辦公"的實(shí)際需求。

　　全面降低系統(tǒng)的綜合應(yīng)用成本

　　除了可以省卻架設(shè)專網(wǎng)或VPN的費(fèi)用外，通過"對(duì)等網(wǎng)絡(luò)"技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了對(duì)服務(wù)器運(yùn)算能力的要求、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器以及網(wǎng)絡(luò)帶寬的要求。此外系統(tǒng)的大部分功能都可支持離線操作，可以大大降低用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴，為用戶節(jié)約了大量的成本。

　　此外，本方案以Windows為基本客戶端工作環(huán)境，Linux為服務(wù)器操作平臺(tái)，直接使用點(diǎn)擊科技自行開發(fā)的"競(jìng)開協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)"作為基礎(chǔ)平臺(tái)，從而使用戶無需額外購(gòu)買網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)以及其他的應(yīng)用平臺(tái)軟件，由于不存在"隱性成本"，從而使得用戶的綜合應(yīng)用成本大大降低。

　　系統(tǒng)可擴(kuò)展性與漸進(jìn)式信息化

　　本方案可以與各種桌面辦公軟件（如Office套件等）配合使用，也可以通過內(nèi)建的瀏覽器與各種B/S結(jié)構(gòu)的應(yīng)用軟件結(jié)合，最大限度地保持原有的工作習(xí)慣，保護(hù)原來的投資。此外，由于"協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)"具有"應(yīng)用網(wǎng)關(guān)"技術(shù)體系以及"活頁(yè)夾"式的擴(kuò)展能力，通過相應(yīng)的開發(fā)工具，用戶可以通過愛得到更多的與現(xiàn)有軟件的兼容接口，以及各種業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的插件，本方案可以擴(kuò)展成一個(gè)更加全面的、面向企業(yè)與政府信息化的協(xié)同管理、協(xié)同教育等綜合性協(xié)同應(yīng)用解決方案，實(shí)現(xiàn)"漸進(jìn)式信息化"的策略，從而保證現(xiàn)有的投資也將得到有力的保護(hù)。

　　全面、可靠的信息安全性

　　本方案使用了先進(jìn)的存儲(chǔ)安全、傳輸安全與身份安全技術(shù)，與其他成熟的防病毒軟件與網(wǎng)絡(luò)防火墻產(chǎn)品結(jié)合，可以形成全面的信息安全體系，并解決了在遠(yuǎn)程辦公情況下，由于分布式工作環(huán)境的而帶來的新的信息安全難題。其中存放在用戶電腦上的數(shù)據(jù)經(jīng)過嚴(yán)格的存儲(chǔ)加密處理，有效防止任何未授權(quán)的訪問，信息的傳輸也實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)加密和嚴(yán)格保護(hù)，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中的泄密，通過采用先進(jìn)的公開密鑰和數(shù)字簽名技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)防偽、身份認(rèn)證與定向收發(fā)功能，保證綜合通訊、信息協(xié)同、工作流管理與其他網(wǎng)絡(luò)辦公功能的正確實(shí)施。此外，本方案采用了平臺(tái)化、系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化的設(shè)計(jì)，各應(yīng)用模塊采用插件式安裝方式，最大限度保證應(yīng)用系統(tǒng)與基礎(chǔ)平臺(tái)的可靠與穩(wěn)定。

　　簡(jiǎn)單易用的系統(tǒng)操作

　　本方案使用一個(gè)類似于"超級(jí)瀏覽器"的統(tǒng)一的客戶端工作平臺(tái)，吸收了網(wǎng)絡(luò)瀏覽器易于維護(hù)的特點(diǎn)和PC軟件靈活細(xì)致的特點(diǎn)，可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)升級(jí)與配置，系統(tǒng)界面風(fēng)格統(tǒng)一，內(nèi)建模塊與各種插件式應(yīng)用模塊融為一體，共同集成為一個(gè)統(tǒng)一的、高度個(gè)性化的、一站式的綜合操作環(huán)境，易學(xué)易用，維護(hù)方便。

　　信息關(guān)聯(lián)與復(fù)用

　　系統(tǒng)應(yīng)用了知識(shí)管理的思想，實(shí)現(xiàn)了人員協(xié)作、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、流程銜接與應(yīng)用整合為核心的協(xié)同應(yīng)用，由電子郵件形成的文檔、即時(shí)通訊交互的信息記錄、協(xié)同工作區(qū)交換的各種資料、系統(tǒng)生成的效率手冊(cè)、記事報(bào)告以及通過其他途徑得到的數(shù)據(jù)資料，通過以聯(lián)系人為中心進(jìn)行了全面的整合，實(shí)現(xiàn)各個(gè)應(yīng)用功能與數(shù)據(jù)庫(kù)之間的高度協(xié)同。同時(shí)通過深度挖掘，實(shí)現(xiàn)信息的高度關(guān)聯(lián)與交叉應(yīng)用，減少數(shù)據(jù)重復(fù)輸入，實(shí)現(xiàn)信息同步更新，以對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化管理。